근로계약서 필수 항목과 작성법 — 분쟁 예방 가이드 2026
"어차피 서로 말로 합의했으니까 괜찮지 않아요?" 이런 질문을 정말 많이 받아요.
안 괜찮습니다. 근로계약서를 안 쓰면 500만 원 이하의 처벌이 따라옵니다. 여기서 한 가지 짚고 갈 게 있어요 — 같은 500만 원이라도 「벌금」인 경우와 「과태료」인 경우가 갈립니다. 어느 쪽인지는 그 직원이 어떤 형태로 일하는가(정규직인지 기간제·단시간인지)에 따라 달라져요. 벌금은 형사처벌이라 무게가 다릅니다.
그리고 이게 끝이 아니에요. 직원이랑 분쟁 나면 계약서가 없는 쪽이 거의 무조건 지거든요. 법원에서 "계약서도 없이 뭘 주장하냐"고 봅니다.
계약서에 꼭 들어가야 할 7가지
아래는 계약서에 들어가야 할 항목들이에요. 다만 알아두실 게 하나 있습니다 — 이 중에는 법이 「서면으로 반드시 명시하고 교부하라」고 정한 것도 있고, 취업규칙 쪽에서 다뤄지거나 분쟁 예방을 위해 넣는 게 좋은 것도 섞여 있어요. 어느 것이 어느 쪽인지 따지느라 시간 쓰지 마시고 전부 적으시는 게 가장 안전합니다.
| 항목 | 기재 예시 | 주의사항 |
|---|---|---|
| 1. 근로계약 기간 | 정규직: "기간의 정함이 없음" / 계약직: 2026.04.01~2027.03.31 | 계약직은 종료일 반드시 명시 |
| 2. 근무 장소 | "서울시 강남구 ○○로 123, 본사 사무실" | 여러 곳이면 모두 기재 |
| 3. 업무 내용 | "제조 라인 조립 및 검수" | "기타 업무" 남발 금지 |
| 4. 근로시간 | "09:00~18:00 (휴게 12:00~13:00)" | 시작·종료·휴게 모두 기재 |
| 5. 급여 | "기본급 2,500,000원, 매월 25일 은행 이체" | 금액·지급일·지급방법 필수 |
| 6. 휴일·휴가 | "주휴일: 일요일, 연차: 근로기준법 기준" | 유급/무급 구분 명시 |
| 7. 퇴직에 관한 사항 | "퇴직금은 근로자퇴직급여보장법에 따라 지급" | 1년 이상 근속 시 지급 의무 |
사업주들이 가장 많이 실수하는 3가지
1. "급여 협의" 또는 "추후 결정"으로 기재
이거 안 됩니다. 구체적 금액을 반드시 써야 해요. "월 250만 원" 또는 "시급 10,320원"처럼요. 금액을 안 적으면 임금을 서면으로 명시하라는 의무를 어긴 것이 되고, 나중에 다툼이 생겼을 때 사업주 쪽에 불리하게 흘러갑니다.
나중에 "난 300만 원으로 합의했는데?"라는 주장이 나오면, 계약서에 금액이 없으니 사업주가 증명할 방법이 없어요.
2. 포괄임금제 남용
"야근 포함 월 280만 원" — 이런 식의 포괄임금 계약이 분쟁의 온상이에요.
포괄임금제가 아예 불법은 아니지만, 법원에서 인정받으려면 이런 조건이 필요합니다:
- 근로 형태가 불규칙해서 연장근로 시간을 정확히 산정하기 어려운 경우
- 기본급과 각종 수당이 구분되어 있을 것
- 근로자가 내용을 명확히 인지하고 동의할 것
솔직히, 대부분의 포괄임금 계약은 이 조건을 못 충족해요. 기본급 + 수당을 분리 기재하는 게 훨씬 안전합니다.
3. 계약서를 1부만 만드는 것
법에 따라 반드시 2부 작성, 1부는 근로자에게 교부해야 합니다. 교부하지 않으면 그 자체로 처벌 대상이에요 — 작성만 하고 안 주면 안 한 것과 같습니다.
요즘은 전자 근로계약서도 인정돼요. 전자서명 서비스를 쓰면 2부 작성·교부가 자동으로 처리되고 보관도 편합니다. 다만 「전자계약 서비스로 서명한 계약서」와 「카톡으로 주고받은 대화」는 전혀 다른 얘기라는 점만 헷갈리지 마세요(아래 FAQ 참고).
고용 형태별 작성 포인트
정규직
- 근로계약 기간: "기간의 정함이 없음"
- 수습 기간이 있으면 기간·임금 조건 명시 — 수습 중 최저임금의 90%로 감액하려면 「1년 이상 근로계약」이어야 하고, 단순노무 업무 종사자는 이 감액이 안 됩니다
- 퇴직금 관련 조항 포함
계약직 (기간제)
- 시작일·종료일 반드시 명시
- 갱신 여부·조건도 기재하면 분쟁 예방
- 2년을 초과해 사용하면 기간의 정함이 없는 근로자로 전환됩니다 — 다만 이 규정은 상시 5명 이상 사업장에 적용돼요
일용직
- 간이 근로계약서로 작성 가능
- 필수 항목: 일당, 업무 내용, 근무 시간, 서명
- 하루짜리라도 작성 의무 있음
- 일용직 근로계약서 양식 가이드에서 양식을 다운받으세요
외국인 근로자
- E-9·H-2(고용허가제)는 EPS 표준 근로계약서 자체가 모국어와 함께 나옵니다 — 그 양식을 쓰시면 번역본 문제는 해결돼요. F-4·F-2처럼 고용허가제가 아닌 외국인은 번역 제공이 모든 경우에 강제되는 건 아니지만, "몰랐다"는 분쟁을 막으려면 주시는 게 유리합니다
- 숙소·식비 공제 조항은 별도 동의서 필요
- EPS 표준 양식은 고용센터에서 받습니다
- 외국인 근로계약서 상세 가이드 참고
표준 양식 다운로드
고용노동부에서 무료로 제공하는 표준 양식이 있어요:
| 양식 | 다운로드 |
|---|---|
| 표준 근로계약서 (정규직) | 고용노동부 홈페이지 → 서식 자료실 |
| 기간제 근로계약서 | 고용노동부 홈페이지 → 서식 자료실 |
| 단시간 근로계약서 | 고용노동부 홈페이지 → 서식 자료실 |
| 일용직 간이 계약서 | 고용노동부 홈페이지 → 서식 자료실 |
| EPS 외국인 표준 계약서 | 고용센터 또는 EPS 홈페이지 |
기본 양식에 사업장 특성(교대근무, 숙소 제공, 차량 지원 등)을 추가하면 됩니다. 양식을 아예 새로 만들 필요는 없어요.
분쟁이 가장 많이 발생하는 항목
분쟁이 몰리는 자리는 대체로 정해져 있어요. 몇 퍼센트라고 숫자를 대지는 않겠습니다 — 저희가 확인한 통계가 아니거든요. 다만 아래 세 가지가 유독 자주 문제가 됩니다:
- 급여 — "내가 듣기론 이 금액이었는데" vs "아니, 이 금액이었는데"
- 근무시간 — "야근수당 안 줬다" vs "포괄임금이었다"
- 퇴직 — "부당해고다" vs "수습 종료다"
이 세 가지만 명확하게 기재해도 분쟁의 대부분을 예방할 수 있어요. 나머지 항목은 법 기준대로 쓰면 되니까요.
자주 묻는 질문
Q. 카카오톡으로 합의한 것도 계약서로 인정되나요?
법적으로 "서면"에는 전자문서도 포함돼요. 하지만 카카오톡 대화만으로는 필수 항목이 전부 포함되지 않을 가능성이 높아요. 임시 증거로는 쓸 수 있지만, 정식 계약서를 대체할 수는 없습니다.
Q. 계약서를 나중에 수정할 수 있나요?
가능합니다. 다만 양측 합의가 필요해요. 사업주 일방적으로 변경하면 불이익 변경 금지 원칙에 위반됩니다. 변경 시에도 서면으로 남기고 양측 서명을 받으세요.
Q. 5인 미만 사업장도 계약서를 써야 하나요?
네, 사업장 규모에 관계없이 의무예요. 5인 미만 사업장은 근로기준법 일부 조항이 적용되지 않지만, 근로계약서 작성·교부 의무는 적용됩니다.
정리
- 근로계약서 미작성 시 500만 원 이하 처벌 — 「벌금」인지 「과태료」인지는 근로자 형태에 따라 갈림
- 계약서에 넣을 7가지: 기간, 장소, 업무, 시간, 급여, 휴일, 퇴직 (법정 명시사항과 권장 항목이 섞여 있으니 전부 적는 게 안전)
- "급여 협의"·포괄임금제 남용 주의
- 2부 작성, 1부 교부 — 작성만 하고 안 주면 그것도 처벌 대상
- 일용직·외국인도 계약서 작성 의무
- 분쟁은 급여·근무시간·퇴직에 몰림 → 이 3가지를 특히 명확히 기재
계약서 쓰는 데 10분이면 돼요. 그 10분이 나중에 수천만 원짜리 분쟁을 막아줍니다.
